Kan een incassobureau mijn debiteur bellen?

Als ondernemer kan het gebeuren dat klanten hun facturen niet op tijd betalen. Dit kan je cashflow verstoren en je bedrijfsvoering onder druk zetten. Een veelgebruikte oplossing is het inschakelen van een incassobureau. Maar wat zijn de regels omtrent het telefonisch benaderen van je debiteur?

De taken van een incassobureau

Een incassobureau heeft de verantwoordelijkheid om namens jou een openstaande schuld te innen. Het bureau start meestal met schriftelijke aanmaningen en kan daarna telefonisch contact opnemen met de debiteur. In Nederland is het toegestaan dat een incassobureau je debiteur belt om een betalingsregeling te treffen, zolang dit gebeurt binnen de wettelijke kaders die zijn opgesteld voor consumentenbescherming.

Wanneer mag een incassobureau bellen?

Een incassobureau mag je debiteur bellen zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Ten eerste moet er sprake zijn van een terechte en duidelijk vastgestelde vordering. Dit betekent dat je debiteur daadwerkelijk een betalingsachterstand heeft. Ook moet er reeds een wettelijke aanmaning zijn verstuurd, die niet tot betaling heeft geleid.

Het incassobureau moet ervoor zorgen dat de frequentie van de telefoontjes redelijk blijft. De debiteur moet niet herhaaldelijk of op ongepaste tijdstippen worden benaderd. Altijd moet het incassobureau respectvol communiceren.

ACM en consumentenbescherming

De Autoriteit Consument & Markt (ACM) houdt toezicht op incassobureaus in Nederland en zorgt ervoor dat ze zich houden aan geldende wet- en regelgeving. Belangrijk binnen de taken van de ACM is toezicht houden op eerlijkheid en correctheid van het incassoproces. Dit betekent dat incassobureaus geen misleidende of intimidatiepraktijken mogen inzetten en de belangen van consumenten goed moeten worden beschermd. Bij twijfel over de handelswijzen van een incassobureau kan een ondernemer de ACM inschakelen voor advies en onderzoek.

Wat als de debiteur niet reageert?

Als je debiteur ondanks meerdere aanmaningen en telefoontjes niet betaalt, kan het incassobureau verdere juridische stappen overwegen om de betaling te innen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat ze een gerechtelijke procedure starten. Deze stap wordt vaak genomen als laatste redmiddel en kan extra kosten voor de debiteur met zich meebrengen.

Naleving van de wet

Elke stap die een incassobureau zet, moet stroken met de geldende wetgeving. Dit betekent dat alle communicatie, dus ook telefoontjes, voldoet aan de regels zoals opgesteld door de ACM. Het doel is om een eerlijke situatie te creëren waarin zowel schuldeisers als debiteuren beschermd zijn tegen onredelijke praktijken.

Voordelen van telefonisch contact

Telefonisch contact kan voor beide partijen voordelen hebben. Het biedt het incassobureau de gelegenheid om direct te communiceren met de debiteur en misverstanden snel op te lossen. Voor de debiteur kan een telefoongesprek ook verhelderend zijn en kunnen problemen sneller worden afgehandeld dan via schriftelijke communicatie. Dit bevordert een vlottere en snellere oplossing van de schuld.

Wat is de Wet kwaliteit incassodienstverlening?

De Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) is ingevoerd om de kwaliteit van incassodiensten te waarborgen en wanpraktijken te voorkomen. Deze wet stelt eisen aan de manier waarop incasso's worden uitgevoerd. Incassobureaus moeten transparant zijn over de kosten die aan de debiteur in rekening worden gebracht en mogen niet op een agressieve manier te werk gaan. De Wki beschermt zowel consumenten als bedrijven tegen onrechtmatige handelingen en zorgt ervoor dat incassobureaus op een eerlijke en integere manier opereren. Daarnaast zijn incassobureaus verplicht om een klachtenprocedure te hebben, zodat debiteuren op een laagdrempelige manier hun klachten kenbaar kunnen maken.

Waarom een incassobureau inschakelen?

Een incassobureau inschakelen kan je als ondernemer veel tijd en stress besparen, terwijl de kans op succesvolle inning aanzienlijk wordt vergroot. Het bureau beschikt over de nodige kennis om legaal druk uit te oefenen. Daarnaast zorgt een professioneel bureau ervoor dat alle communicatie met debiteuren op passende wijze verloopt, zodat je bedrijfsreputatie niet wordt geschaad.

Betrouwbare incassoprocedures

Het is toegestaan voor een incassobureau om je debiteur te bellen, zolang dit volgens de regels gebeurt die zijn opgenomen in de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Voor ondernemers biedt dit de mogelijkheid om op een verantwoorde manier openstaande betalingen te innen zonder afbreuk te doen aan integriteit en klantrelaties. Kies zorgvuldig een incassobureau dat aan de wettelijke eisen voldoet. Een duidelijke incassoprocedure kan veel problemen voorkomen en draagt bij aan een efficiënte inning.

Voorkomen van ongewenste agressie

Ondanks dat incassobureaus vaak een negatieve reputatie hebben, is het belangrijk te weten dat de Nederlandse wetgeving sterk inzet op het voorkomen van agressieve incassopraktijken. Incassobureaus zijn gebonden aan regels die het gebruik van dreigende of intimiderende taal verbieden. Het is aanbevolen om bij het contracteren van een incassobureau na te gaan hoe ze de naleving van deze regels garanderen en of ze eventuele klachten snel en adequaat oplossen. Zo zorg je ervoor dat het incassotraject op een respectvolle manier plaatsvindt.

Meer informatie?

Heb je te maken met openstaande facturen en zoek je hulp bij het inschakelen van een incassobureau? We raden aan om goed geïnformeerd te beginnen en eventueel juridisch advies te vragen om het incassoproces op te starten. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek en leer hoe we je kunnen ondersteunen bij het innen van achterstallige betalingen.