Wanneer mag je een incasso overdragen?

Een externe partij inschakelen bij een onbetaalde vordering

Wanneer een schuldenaar een bedrag onbetaald laat, kun je de invordering uit handen geven aan een organisatie die hierin is gespecialiseerd: een incassobureau. Zij richten zich op het innen van openstaande bedragen en kunnen direct actie ondernemen zodra de betalingstermijn is verstreken of wanneer de vordering opeisbaar is

Om de relatie met je klant of opdrachtgever niet direct onder druk te zetten, is het verstandig om eerst minimaal één herinnering of aanmaning te versturen. Zeker bij particuliere debiteuren is dit verplicht. Zij moeten een wettelijke aanmaning ontvangen: een brief waarin zij veertien dagen de tijd krijgen om de betaling alsnog zonder extra kosten te voldoen. Het versturen van deze brief per aangetekende post is verstandig, zodat je kunt aantonen dat de brief is ontvangen. Met zo’n herinnering stel je de debiteur officieel in gebreke. Wordt er daarna nog steeds niet betaald, dan raakt de debiteur automatisch in verzuim.

Wat zijn de kosten van het inschakelen van een incassodienst?

Zodra de debiteur in verzuim is, kan een incassobureau of advocaat het buitengerechtelijke traject starten. Dit traject bestaat meestal uit schriftelijke sommaties en telefonische follow-ups. De kosten die daarbij horen, zoals rente en incassokosten, mogen bij een debiteur in verzuim worden doorbelast. Betaalt de debiteur het volledige bedrag, dan ontvang jij als schuldeiser het oorspronkelijke factuurbedrag volledig terug.

Veel organisaties werken met een vorm van ‘No Cure, No Pay’. Wordt er niet betaald, dan worden deze buitengerechtelijke kosten niet aan jou doorbelast. Daardoor loop je in veel gevallen geen financieel risico wanneer de inning onverhoopt niet slaagt. Let er wel op dat een incasso-advocaat meer bevoegdheden heeft dan een standaard bureau. Tegenwoordig werken ook veel advocaten op basis van ‘No Cure, No Pay’, waardoor het interessant kan zijn om de vordering direct door een incasso-advocaat te laten behandelen.

Betalingsregeling via een incassobureau

Wanneer een debiteur het volledige bedrag niet in één keer kan voldoen, is een betalingsregeling vaak mogelijk. Een betrouwbaar kantoor stemt dit altijd eerst af met jou als opdrachtgever. Jij bepaalt of de regeling passend is en of de termijnen aansluiten bij jouw wensen. Wordt de regeling afgesproken, dan zorgt het kantoor ervoor dat deze wordt nagekomen. Als een termijn niet wordt betaald, volgt direct een herinnering. In een goede regeling staat ook dat het resterende bedrag direct opeisbaar wordt wanneer de debiteur te laat betaalt. Dat geeft duidelijkheid en voorkomt nieuwe vertraging.

Verschil tussen deurwaarder en gerechtsdeurwaarder

Bij invordering kom je soms de termen deurwaarder en gerechtsdeurwaarder tegen. In de praktijk gaat het om dezelfde functie. De term ‘gerechtsdeurwaarder’ wordt vooral juridisch gebruikt, terwijl ‘deurwaarder’ vaker in het dagelijks taalgebruik voorkomt.

Een deurwaarder is een openbaar ambtenaar die onder andere dagvaardingen mag uitbrengen, vonnissen mag uitvoeren en beslag mag leggen. Sommige deurwaarders nemen daarnaast ook incassozaken aan, waardoor hun werkzaamheden kunnen lijken op die van een commercieel incassobureau. Hun ambtelijke bevoegdheden worden echter pas ingezet zodra het buitengerechtelijke traject is afgerond.

Als particulier je vordering uit handen geven

Ook als particulier kun je een onbetaalde lening of andere vordering overdragen aan een incassobureau. Voor privézaken gelden meestal dezelfde voorwaarden als voor ondernemers. Vaak wordt er eveneens gewerkt met ‘No Cure, No Pay’. Controleer wel altijd of het kantoor geen extra dossier- of administratiekosten rekent zonder jouw toestemming.

Waar let je op bij het kiezen van een incassobureau?

Iedereen mag in Nederland een organisatie starten die zich met invorderingen bezighoudt. Er gelden op dit moment (maart 2023) nog geen opleidingseisen, kwaliteitsnormen of tuchtrecht. Dat verandert naar verwachting met de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening. Kies daarom bewust voor een partij die je zowel buiten rechte als, indien nodig, voor de rechter kan bijstaan. Een incasso-advocaat is dan meestal de meest complete en veilige keuze.