Wanneer mag je een incassobureau inschakelen?

Het inschakelen van een incassobureau

Wanneer een debiteur (of schuldenaar) een vordering onbetaald laat, kun je een incassobureau inschakelen. Een incassobureau helpt om het openstaande bedrag terug te krijgen. Dit kun je op elk moment doen. Er zijn geen wettelijke termijnen of voorschriften, waarin vermeld wordt wanneer een incassobureau ingeschakeld mag worden. De enige voorwaarde is dat de betalingstermijn van de factuur verstreken moet zijn. Of dat je vordering opeisbaar is.

Om de relatie met de debiteur niet direct onder druk te zetten, is het verstandig om minimaal één betalingsherinnering of aanmaning te sturen. Zeker bij particulieren is dit van belang. Een particulier dient namelijk een zogenaamde wettelijke aanmaning te ontvangen. Dit is een brief, waarbij de debiteur veertien dagen de tijd krijgt om de vordering vrijwillig te voldoen, zonder dat er extra kosten bijkomen. Het is verstandig om deze veertiendagenbrief per aangetekende post te versturen. Op die manier kun je namelijk achteraf altijd bewijzen dat de particulier de brief heeft ontvangen.

Het bijkomende gevolg van zo’n betalingsherinnering is dat je de debiteur formeel in gebreke stelt. Als er vervolgens opnieuw niet betaald wordt, komt een debiteur van rechtswege in verzuim.

Wat kost het om een incassobureau in te schakelen?

Vanaf het moment dat je debiteur in verzuim is, kan een incassobureau de vordering voor jou uit handen nemen. Een standaard incassobureau zal starten met een buitengerechtelijk incassotraject. Daarbij worden sommaties gestuurd en vinden telefonische herinneringen plaats.

Zodra een debiteur in verzuim is (zie hiervoor), mag het incassobureau de kosten van dit traject doorbelasten aan de debiteur. Deze kosten bestaan uit de contractuele of wettelijke rente en de gemaakte incassokosten. Als een debiteur het volledige openstaande bedrag betaalt, dan betaalt de debiteur dus ook de kosten van het incassobureau. Het openstaande factuur bedrag, wordt dan volledig doorbetaald aan de schuldeiser.

Tegenwoordig werken de meeste incassobureaus op basis van ‘No Cure, No Pay’. Dit betekent dat wanneer een debiteur niet tot betaling van de vordering overgaat, de gemaakte kosten niet aan de schuldeiser worden doorbelast. Het incassobureau neemt deze dan voor zijn eigen rekening en risico.

Dit ‘No Cure, No Pay’-principe, geeft opdrachtgevers meer zekerheid. De opdrachtgever (schuldeiser) loopt dan namelijk niet het risico dat hij met hoge kosten achter blijft, als de debiteur niet betaalt. Op die manier is het voor (kleine) ondernemers én particulieren een kleine stap om een incassobureau in te schakelen.

Let wel op: een incassobureau heeft een stuk minder bevoegdheden dan een incasso advocaat. Tegenwoordig werken ook de meeste incasso advocaten op basis van het ‘No Cure, No Pay’-principe, zodat het veel voordelen heeft om de incasso direct door een incasso advocaat uit te laten voeren.

Betalingsregeling incassobureau

Indien een debiteur de openstaande vordering niet ineens kan betalen, dan bestaat er vaak ruimte om een betalingsregeling af te spreken. Bij een goed incassobureau of incasso advocaat wordt de betalingsregeling eerst besproken met de opdrachtgever. Als de opdrachtgever niet akkoord gaat of een hogere betalingsregeling wenst, dan kan dit op die manier nagestreefd worden. Op die manier raak je nooit zonder overleg verwikkeld in een ongewenste betalingsregeling.

Wanneer er een betalingsregeling afgesproken wordt, dan zorgt het incassobureau er ook voor dat de betalingsregeling correct wordt nagekomen door de debiteur. Mocht een debiteur een termijnbetaling niet voldoen, dan kan het incassobureau meteen een herinnering versturen.

Daarnaast wordt in een goede betalingsregeling ook altijd opgenomen, dat wanneer de debiteur niet tijdig of volledig betaalt, de betalingsregeling kan worden beëindigd. In dat geval is het restantbedrag per direct opeisbaar. Op die manier kun je direct verdere stappen ondernemen, indien een debiteur de betalingsregeling niet na komt.

Verschil deurwaarder en gerechtsdeurwaarder

Bij een incassobureau denk je ook al snel aan een deurwaarder. Vaak kom je dan ook nog de term ‘gerechtsdeurwaarder’ tegen. Een deurwaarder en een gerechtsdeurwaarder zijn eigenlijk hetzelfde. De term ‘gerechtsdeurwaarder’ wordt meer gebruikt in de wet, terwijl de term ‘deurwaarder’ meer in de praktijk gebruikt wordt.

Een (gerechts)deurwaarder is een openbaar ambtenaar, die belast is met het uitbrengen van exploten, het leggen van beslag en het uitvoeren van vonnissen. Vaak neemt een deurwaarder zelfstandig incassozaken aan. Hierdoor kan het werk van een deurwaarder op het werk van een incassobureau lijken.

Van origine is het vak van de deurwaarder echter een ambt en beperkt tot deze ambtelijke werkzaamheden. Vandaar dat een deurwaarder in de praktijk meestal pas wordt ingeschakeld ná het buitengerechtelijke traject.

Als particulier een incassobureau inschakelen

Ook als particulier is het mogelijk om een incassobureau in te schakelen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer er een geldlening verstrekt is, maar deze lening niet terugbetaald wordt.

De meeste incassobureaus hanteren ook voor particuliere opdrachtgevers dezelfde voorwaarden als bijvoorbeeld voor ondernemers. Ook qua kosten wordt meestal op basis van ‘No Cure, No Pay’ gewerkt. Houdt wel goed in de gaten dat het incassobureau niet alsnog en zonder toestemming dossierkosten of administratiekosten in rekening brengt.

Wanneer mag je een incassobureau inschakelen?

Als je besloten hebt om je vordering uit handen te geven, dien je een keuze te maken voor een incassobureau. Wanneer je op internet zoekt, verschijnen er al snel honderden incassobureaus. Dit komt omdat iedereen in Nederland een incassobureau kan beginnen. Tot op heden (maart 2023) zijn hiervoor geen vestigings-, kwaliteits- en bijscholingseisen nodig. Ook zijn incassobureaus niet onderhevig aan tuchtrecht of ander toezicht. Naar alle waarschijnlijkheid komt hier met de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening op korte termijn verandering in.

Let dus goed op bij de beantwoording van jou vraag: 'Wanneer mag ik een incassobureau inschakelen?'. Kies bij voorkeur voor een incassobureau, die jou zowel buitengerechtelijk als gerechtelijk kan bijstaan. De beste keuze is dan een incasso advocaat.