Hoeveel herinneringen sturen voor incasso?

Hoeveel herinneringen sturen voor incasso

Zoals gezegd, is er geen eenduidig antwoord op de vraag hoeveel herinneringen er moeten worden gestuurd voordat er wordt overgegaan tot incasso. Dit hangt af van verschillende factoren, zoals het type vordering, de relatie met de debiteur en de bedrijfsstrategie.

Over het algemeen worden er twee tot drie herinneringen en / of aanmaningen verstuurd, voordat een vordering uit handen wordt gegeven. In de meeste gevallen is dat voldoende voor een incasso advocaat of incassobureau om met je dossier aan te slag te gaan.

Cashflow

Het is belangrijk om te beseffen dat het versturen van herinneringen en aanmaningen van belang is om de cashflow van het bedrijf op gang te houden. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans is dat er alsnog betaalt gaat worden. Het is daarom verstandig om te zorgen voor een goede opvolging van de herinneringen en aanmaningen en om eventuele problemen snel op te lossen.

Door te investeren in een goed debiteurenbeleid, kunnen veel betalingsproblemen worden voorkomen. Ook is het belangrijk om te zorgen voor een goede administratie, zodat eventuele problemen snel kunnen worden opgelost. Een specialist op dit gebied kan je hierbij ondersteunen.

Verstandhouding met de debiteur (schuldenaar)

Een incassoprocedure is niet bevorderlijk voor de verstandhouding met je debiteur. Voordat een incasso advocaat of incassobureau wordt ingeschakeld, is het daarom gebruikelijk dat er meerdere herinneringen en een aanmaning worden verstuurd naar de debiteur.

Hierdoor wordt de debiteur in staat gesteld om de openstaande factuur te betalen, voordat er extra kosten worden gemaakt. Kosten die in de meeste gevallen voor rekening van de debiteur komen. Het is belangrijk dat in deze herinneringen en aanmaning duidelijk wordt gecommuniceerd, zodat de debiteur begrijpt wat er van hem wordt verwacht en wat de gevolgen zijn als hij niet op tijd betaalt.

Een betalingsherinnering is meestal een eerste vriendelijke verzoek om de openstaande factuur of facturen te betalen. De toon van de brief is beleefd en de debiteur wordt erop n gewezen dat het betalen van de factuur belangrijk is om verdere maatregelen te voorkomen. Er kan worden gevraagd om contact op te nemen met het bedrijf als er vragen of problemen zijn. Vraag bij één van onze specialisten gerust om toezending van een voorbeeld.

Als de debiteur niet reageert op de herinnering, dan is het raadzaam om telefonisch contact op te nemen met de debiteur. Vaak wordt dan snel duidelijk waarom er niet wordt betaald en of er een oplossing mogelijk is. Hoor het verhaal aan zonder te oordelen en spreek een regeling af als dat tot de mogelijkheden behoort.

Indien telefonisch contact niet mogelijk is of wanneer er geen bevredigend antwoord wordt gegeven op de vraag omtrent de openstaande vordering, dan is de vervolgstap een aanmaning. Een aanmaning is een meer formele brief, waarin de debiteur wordt gevraagd om de openstaande factuur binnen een bepaalde termijn te betalen.

In de aanmaning worden ook de consequenties vermeld als er niet wordt betaald. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er verdere stappen worden ondernomen, zoals het inschakelen van een incasso advocaat of een incassobureau. Deze brief is een stuk minder vrijblijvend dan de betalingsherinnering.

Wat doet een incasso advocaat of incassobureau?

Als er na de betalingsherinnering en aanmaning nog steeds niet wordt betaald, kun je besluiten om een incasso advocaat of incassobureau in te schakelen. Dit zijn organisaties, die gespecialiseerd zijn in het innen van openstaande vorderingen.

Op het moment van schrijven van deze blog, is er voor incassobureaus nog geen wettelijke regulering. Dit betekent dat elk willekeurig persoon een incassobureau kan starten. Later dit jaar (2023) wordt hierin verandering verwacht door middel van de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening. Hiermee wordt getracht de kwaliteit van de incassobureaus naar een hoger niveau te tillen en misstanden te voorkomen. Om überhaupt misstanden te voorkomen en verzekerd te zijn van de beste kwaliteit, raad ik daarom altijd aan om een incasso advocaat in te schakelen. Dat zijn de Ferrari ‘s op incassogebied én toch betaalbaar.

De incassoprocedure

Bij een incassoprocedure zal specialist contact opnemen met de debiteur om te proberen de openstaande vordering te innen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een brief, e-mail of telefoongesprek. De toon van het contact is over het algemeen weer een stuk strenger dan bij de betalingsherinnering en aanmaning. Het incassobureau moet zich wel houden aan de regels die zijn vastgelegd in de wet- en regelgeving.

Als het incassobureau er niet in slaagt om de openstaande factuur te innen, kan er worden besloten om verdere stappen te ondernemen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er een advocaat wordt ingeschakeld, die een dagvaardingsprocedure kan opstarten of het faillissement van de debiteur kan aanvragen. Alleen een advocaat kan het faillissement aanvragen of conservatoir (bewarend) beslag leggen.

Het is belangrijk om te beseffen dat een incassoprocedure bij een incapabel incassobureau veel tijd en geld kan kosten. Een procedure kan bijvoorbeeld onnodig lang duren, omdat de juridische expertise ontbreekt. In de tussentijd kan een debiteur failliet gaan, waardoor de vordering niet meer te innen is. Dit kan ook het geval zijn als er een onjuist juridisch standpunt wordt ingenomen waardoor je je gelijk niet meer kunt halen. Het is daarom verstandig om vooraf goed onderzoek naar de kwaliteit van het incassobureau en duidelijke afspraken te maken.

Conclusie

Een goed debiteurenbeleid met goede opvolging door middel van herinneringen en aanmaningen is essentieel voor je bedrijfsvoering. Probeer in eerste instantie met de debiteur in contact te komen, zodat je weet waarom de betaling uitblijft. Op basis daarvan kun je de vervolgstappen bepalen.

Houd hierbij duidelijke termijnen aan, zodat je de voortgang goed in de gaten kunt houden. Indien je de grip op je debiteur verliest, schakel dan altijd een specialist in. Bij voorkeur een incasso advocaat. Je bent dan verzekerd van de beste juridische expertise en maximale bevoegdheden op incassogebied. Heb je een openstaande vordering die niet wordt betaald, neem dan geheel vrijblijvend contact op met één van onze gespecialiseerde incasso-advocaten.