Hoe bepaalt een incassobureau welke strategie te gebruiken bij het innen van schulden?

De incassoprocedure

Allereerst is het van belang om in grote lijnen te weten hoe een incassoprocedure er over het algemeen uit ziet. Een incassoprocedure begint namelijk al met een effectief debiteurenbeleid. Dit houdt in dat je (als schuldeiser) op een duidelijke manier met de debiteur communiceert en een eerste herinnering stuurt om een factuur of andere vordering alsnog te voldoen. Op deze manier creëer je een filter voor debiteuren die de factuur simpelweg vergeten zijn en alsnog snel betalen, en debiteuren die meer druk behoeven om tot betaling over te gaan.  

Wanneer een eerste betalingsherinnering niet succesvol blijkt, kan de tweede fase worden gestart: de buitengerechtelijke of minnelijke fase. Op dit punt wordt je openstaande factuur of vordering overgenomen door een incassobureau of -bij voorkeur- een advocaat. De incasso advocaat stelt de debiteur op een duidelijke manier in kennis van zijn positie en verzoekt opnieuw om voldoening van de factuur. Een goede advocaat blijft in eerste instantie begripvol. Indien de situatie het toelaat kan een betalingsregeling worden getroffen met de debiteur.

De houding van de advocaat wordt steeds strenger en dringender indien de factuur na het buitengerechtelijke traject alsnog onbetaald blijft. Ten slotte kan een gerechtelijke procedure worden gestart. Op dit punt wordt de rechter betrokken bij de procedure. In sommige gevallen zal de dreiging van tussenkomst van de rechter voldoende druk uitoefenen op de debiteur om alsnog de factuur of andere vordering te voldoen. In andere gevallen zal, afhankelijk van de situatie, overgegaan worden op het leggen van conservatoir beslag, het voeren van een incasso kort geding, het aanvragen van faillissement van de debiteur, of het starten van een bodemprocedure.

Welke strategie te gebruiken bij het innen van schulden?

Er zijn diverse factoren, die een rol spelen bij het bepalen van de strategie. Een incassobureau of advocaat zal hiermee rekening houden bij zijn werkwijze.

Klantrelatie

Ten eerste zal er gekeken worden naar de klantrelatie, die jij (nog) met je debiteur hebt. Tussenkomst van een advocaat of rechter komt de relatie tussen jou en je debiteur vaak niet ten goede; een geschil kan al snel een rechtsstrijd opleveren. Heldere en duidelijke communicatie tijdens het buitengerechtelijke traject zorgt daarom voor een meer acceptabele oplossing van het geschil. Afhankelijk van jouw relatie met je klant (debiteur) kan dit traject steviger en/of korter worden ingezet.

Hoogte van de vordering

Ten tweede is een incasso advocaat is uitermate geschikt voor het innen van hoge geldbedragen. Wanneer een vordering meer dan € 25.000,- bedraagt, is de civiele rechter bevoegd om over het geschil te oordelen. Dat betekent dat je je hierin verplicht door een advocaat moet laten bijstaan.

Daarnaast staat in situaties met spoed of een groot financieel belang een bijzondere bevoegdheid open voor de advocaat: het leggen van conservatoir beslag. Conservatoir beslag weerhoudt de debiteur ervan om beschikbaar geld voor het vonnis nog snel uit te geven,  omdat door het beslag de debiteur geen toegang meer heeft tot bijvoorbeeld zijn of haar bankrekening. Op deze manier wordt jouw factuur of vordering dus vooraf veilig gesteld.

In hele prangende situaties staat de mogelijkheid open om het faillissement van de debiteur aan te vragen. Deze optie wordt gebruikt als pressiemiddel om een factuur alsnog voldaan te krijgen of om een betalingsregeling af te spreken. Een debiteur zal vaak koste wat kost een faillietverklaring willen voorkomen. Een faillissement kan alleen door een advocaat worden aangevraagd.

Ook lage vorderingen worden graag door een advocaat behandeld én met dezelfde kennis en expertise als de zaken met een groter financieel belang. Bij lagere vorderingen dien je wel rekening te houden met de kosten. Hierdoor is het in sommige gevallen niet rendabel om een gerechtelijke procedure op te starten. Laat je daarover altijd goed vooraf informeren.

Zakelijke of particuliere debiteur (B2B, B2C of C2C)

Ten derde dient er onderscheid gemaakt te worden tussen zakelijke en particuliere debiteuren. Het verschil in de incassoprocedure met betrekking tot zakelijke of particuliere relaties is gelegen in de verplichting om een particuliere debiteur een wettelijke aanmaning (veertiendagenbrief) te sturen, alvorens kan worden over gegaan tot een (buiten)gerechtelijke procedure.

Met deze brief krijgt de particulier nog één keer veertien dagen de tijd om de factuur of vordering zonder bijkomende kosten te voldoen. Tevens worden in de brief nog één keer duidelijk het openstaande bedrag, de exacte hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten en de wettelijke rente genoemd. Wanneer geen gehoor wordt gegeven aan het betalingsverzoek binnen veertien dagen, zal de (buiten)gerechtelijke procedure worden gestart.  Bij bedrijven is dit niet verplicht, maar om een goede relatie met de debiteur te waarborgen wordt deze stap wel aangeraden.

De kosten

Ten vierde dient ook rekening gehouden te worden met de (buiten)gerechtelijke kosten. Vanaf het moment dat een incassobureau met haar werkzaamheden start, worden er buitengerechtelijke kosten gerekend. Bij een goed incassobureau of advocaat wordt er gewerkt op basis van ‘No Cure, No Pay’.

Wanneer toch een gerechtelijke procedure moet worden gevoerd, komen daar de volgende kosten bij: de tijd die een advocaat spendeert aan de zaak, er dienen griffierechten betaald te worden, er komen kosten voor het opstellen van een dagvaarding bij en kosten voor het inschakelen van een deurwaarder.

 
Indien debiteur geen verweer voert, lopen deze kosten niet verder op. Er wordt een verstekvonnis gewezen, waarna overgegaan kan worden tot executie van het vonnis via een deurwaarder. De gerechtelijke kosten komen voor rekening van de debiteur. Indien debiteur daarentegen wel verweer voert, lopen kosten en tijd snel op. Er zal een mondelinge behandeling plaats moeten vinden, welke vaak pas enkele maanden later plaats kan vinden.

Vragen?

Wil jij naar aanleiding van dit nieuwsbericht weten welke strategie te gebruiken bij het innen van schulden in jouw situatie? Of wil je meer weten over incasso in het algemeen? Neem dan vrijblijvend contact op met mij of één van de andere incasso advocaten van Onyx Advocaten via de e-mail info@onyx-advocaten.nl of via de telefoon 073 – 303 58 57.

P. (Pauline) ten Broeke