De Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI): wat heeft dit voor gevolgen voor jou?

Met ingang van 1 april 2024 is de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI) in werking getreden. Vanaf deze datum dienen buitengerechtelijke incassodienstverleners te voldoen aan gestelde eisen van kwaliteit en betrouwbaarheid. Deze eisen van kwaliteit en betrouwbaarheid hebben gevolgen voor zowel incassodienstverleners als opdrachtgevers en schuldenaren. In deze blog lees je meer over de gevolgen van de WKI en waar je rekening mee moet houden.

Invoeren van incassoregister

Een van de belangrijkste gevolgen van de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI) is het invoeren van een incassoregister. Incassobureaus en opkopers van vorderingen moeten zich verplicht registreren in het incassoregister om werkzaamheden uit te kunnen voeren met betrekking tot incasso ten aanzien van vorderingen op natuurlijke personen. Zonder deze inschrijving kan een incassobureau geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Dit incassoregister wordt ondergebracht bij Justis.

Bestaande incassobureaus dienen zich binnen een jaar na 1 april 2024 te registreren in het register. Incassobureaus die starten na 1 april 2024, dienen dit direct te doen. Er moet voldaan worden aan eisen met betrekking tot:

• De kwaliteit van werkzaamheden
• De omgang met schuldenaren
• De bedrijfsuitoefening

Mocht een incassobureau niet voldoen aan de gestelde eisen, dan volgen er verschillende sanctiemogelijkheden. Dit kan onder andere het opleggen van een boete zijn of het schrappen van de registratie. Het toezicht wordt gehouden door de Inspectie Justitie en Veiligheid.

Voldoen aan de kwaliteitseisen

Bij de inschrijving in het incassoregister dient een incassobureau aan te tonen dat het bedrijf voldoet aan de kwaliteitseisen. Dit zijn de volgende kwaliteitseisen.

Vakbekwaamheid

Medewerkers en leidinggevenden van het incassobureau dienen kennis te hebben van onder andere de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening, het Besluit Kwaliteit Incassodienstverlening, artikel 6:96 Burgerlijk Wetboek, de Faillissementswet en de wettelijke mogelijkheden en procesgang om vorderingen door middel van een gerechtelijke procedure te incasseren. Daarnaast dienen de medewerkers en leidinggevenden kennis te hebben van het inzetten van gesprekstechnieken en communicatiestijlen met gesprekspartners. Ook dienen zij ieder jaar minstens een cursus te volgen gericht op het actueel houden van kennis en vaardigheden en minstens een bijeenkomst te volgen waar maatschappelijke normen besproken worden.

Opbouw en specificatie van de vorderingen

Een incassodienstverlener dient de debiteur een schriftelijke beschrijving te geven van de vordering. Deze beschrijving dient in ieder geval te bevatten:

• De naam, het adres en de woonplaats van debiteur
• De naam, het adres en de woonplaats van de schuldeiser
• De naam, het vestigingsadres, de vestigingsplaats en het KvK-nummer van de incassodienstverlener
• De titel van de vordering
• De betaaltermijn van de vordering
• De datum en het nummer van de factuur
• De oorspronkelijke hoofdsom en het totaalbedrag van de vordering
• De hoogtes, percentages, tijdvakken en grondslag van de berekende rente
• De hoogte van de incassokosten

Bereikbaarheid en benadering

Incassobureaus dienen debiteuren te benaderen op een transparante, ondubbelzinnige, herkenbare en correcte manier. Zo mag een incassobureau geen druk uitoefenen door het aankondigen van rechtsmaatregelen die niet genomen mogen worden volgens de wet en/of opdracht. Ook mag er geen agressief, bedreigend of intimiderend taalgebruik gebruikt worden. Een debiteur mag niet tussen 20.00 uur en 07.00 uur benaderd worden of op een zondag of op erkende feestdagen.

Daarnaast dient het incassobureau de debiteur actief te informeren over zijn of haar rechten en plichten en dient het incassobureau direct en eenvoudig bereikbaar te zijn voor de debiteur. Daarnaast dient op de website van het incassobureau duidelijk vermeld te worden op welke manier een vordering betaald kan worden en de opties om een betalingsregeling af te spreken. Is dit niet het geval, dan kan dit leiden tot toezichtmaatregelen of sancties vanuit de toezichthouder.

Kwaliteit van de administratie

Het incassobureau dient een dossier bij te houden van iedere opdracht. In dit dossier dienen de documenten die gaan over de opdracht en vordering opgenomen te worden. Deze dossiers dienen minstens twee jaar bewaard te worden, nadat het dossier gesloten is. Het dossier bevat onder andere een overzicht van de contactmomenten met debiteur en schriftelijke bewijsstukken waaruit blijkt dat het incassobureau inhoudelijk heeft gereageerd op een geschil omtrent de vordering.

Klachten en geschillenregeling

Tevens dient het incassobureau een klachtenregeling vast te stellen en aangesloten te zijn bij een geschillenregeling. In de klachtenregeling dient vermeld te worden hoe een klacht moet worden ingediend, wie deze klacht behandelt, de behandeltermijn en welke gegevens over een klacht worden geregistreerd. Volgens de WKI dient een klacht tijdig, zorgvuldig en onafhankelijk te worden behandeld en moet de debiteur, indien nodig, de mogelijkheid hebben om het geschil voor te leggen aan een onafhankelijke geschilleninstantie.

Wijziging van de cumulatieregeling incassokosten

De nieuwe Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI) bevat tevens een bepaling om de ongewenste stapeling van incassokosten bij terugkerende vorderingen te beperken. Daarnaast hebben schuldeisers recht op vergoeding van redelijke buitengerechtelijke kosten ter verkrijging van voldoening. Met deze wijziging wordt beoogd om consumenten beter te beschermen tegen oplopende kosten bij betalingsachterstanden. Tegelijkertijd zorgt de regeling voor meer duidelijkheid en uniformiteit in de wijze waarop incassokosten worden berekend.

Zodoende is er een nieuwe bepaling opgenomen waarin bij termijnbetalingen beneden de € 266,67 de incassokosten afhankelijk zijn van het aantal na aanmaning niet tijdig betaalde termijnen binnen een periode van zes maanden. Bij elke nieuwe aanmaning wordt er zes maanden teruggekeken voor het in rekening brengen van de incassokosten. De incassokosten mogen maximaal € 140,00 per zes maanden bedragen als de maandelijkse vordering of het termijnbedrag lager is dan € 266,67. Deze beperking van de incassokosten zal vanaf 1 oktober 2024 van kracht zijn.

De impact van de WKI in de praktijk

Uit het bovenstaande blijkt dat voor het innen van een openstaande vordering strenge vereisten gelden. Wanneer je een vordering uit handen geeft, is het belangrijk om te weten dat het incassokantoor aan diverse kwaliteitseisen moet voldoen. Dit betekent dat naar verwachting een deel van de incassobureaus in de komende periode zal stoppen, omdat zij niet aan deze eisen kunnen voldoen. Tegelijkertijd leidt dit tot een verdere professionalisering van de incassobranche en een hoger kwaliteitsniveau van de dienstverlening. Voor jou als schuldeiser biedt dit meer zekerheid dat jouw vorderingen op een zorgvuldige en transparante manier worden behandeld.

Heb je vragen?

Mocht je naar aanleiding van de ingang van de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI) nog vragen hebben over de gevolgen, dan kun je vrijblijvend contact opnemen met een van de advocaten van Onyx Advocaten. Je kunt ons bereiken door een e-mail te sturen naar info@onyx-advocaten.nl of te bellen naar 073 – 303 58 57.