Terugvordering van opleidingskosten na ontslag: wat zijn de regels?

Twee scenario's

Met betrekking tot de terugvordering van opleidingskosten na ontslag, kunnen er zich twee situaties voordoen. Allereerst kan het volgen van een bepaalde cursus of opleiding noodzakelijk zijn om het werk (de functie) uit te voeren. In de andere situatie is een bepaalde cursus of opleiding niet noodzakelijk voor de uitoefening van je werk. Voor deze twee scenario’s gelden verschillende regels ten opzichte van het terugvorderen van opleidingskosten na ontslag. Het studiekostenbeding speelt hierin een belangrijke rol. Beide scenario's worden in deze blog toegelicht.

Scenario 1: noodzakelijke scholing

De wet bepaalt dat een werkgever in bepaalde gevallen verplicht is scholing kosteloos aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan opleidingen die noodzakelijk zijn om het werk te kunnen doen of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. In deze gevallen kan de werkgever de studiekosten niet op een werknemer verhalen.

Als een werkgever toch een studiekostenkostenbeding met een werknemer heeft afgesproken, terwijl de gevolgde cursus of opleiding noodzakelijk was voor de uitvoering van zijn functie, dan is deze afspraak ongeldig.

Hierbij dient overigens te worden opgemerkt dat er in de rechtspraak momenteel discussie bestaat over wat wel en niet onder noodzakelijke scholing valt. Per geval zal dus moeten worden bekeken of een bepaalde cursus of opleiding noodzakelijk is voor de uitvoering van een functie.

Scenario 2: niet-noodzakelijke scholing

Veruit het grootste deel van de door een werkgever aangeboden cursussen en opleidingen, zijn niet noodzakelijk voor de uitoefening van een functie. Veel cursussen en trainingen zijn bedoeld voor persoonlijke ontwikkeling of verbreding van kennis, zonder dat ze strikt noodzakelijk zijn voor de functie-uitoefening.

Voor zulke niet-noodzakelijke cursussen en opleidingen mag een werkgever wél een studiekostenbeding afspreken. In een dergelijk beding wordt vaak afgesproken dat een werknemer (een gedeelte van) de opleidingskosten moet terugbetalen als hij of zij binnen een bepaalde periode na afronding van de opleiding uit dienst gaat.

Eisen aan een geldig studiekostenbeding

Ook wanneer sprake is van niet-noodzakelijke scholing, kan een werkgever de hiermee gepaard gaande kosten niet zomaar op een werknemer verhalen. De werkgever en werknemer zullen een studiekostenbeding moeten zijn overeengekomen. In de rechtspraak zijn een aantal voorwaarden ontwikkeld waar een studiekostenbeding aan moet voldoen om rechtsgeldig te worden ingeroepen:

1. Vooraf
Het beding moet schriftelijk en voor de start van een eventuele opleiding of cursus zijn overeengekomen. De werknemer moet weten waar hij aan toe is. Achteraf afspreken dat er kosten terugbetaald moeten worden, is niet mogelijk.

2. Transparantie over de kosten
Het moet duidelijk zijn welke kosten precies onder het beding vallen (bijvoorbeeld cursusgeld, examengeld, boeken, reiskosten). Om enige twijfel over de geldigheid van het beding te voorkomen, valt het aan te raden om de precieze kosten in het beding op te nemen.

3. Glijdende schaal
De terugbetalingsverplichting moet evenredig verminderen naarmate de arbeidsovereenkomst voortduurt. Dit heet de ‘glijdende schaal’.

4. Redelijke termijn
De terugbetaalperiode moet in verhouding staan tot de aard en hoogte van de opleiding. Een terugbetalingsregeling van vijf jaar voor een korte cursus waaraan lage kosten zijn verbonden, zal bijvoorbeeld niet in verhouding staan.

Ontslag: wie neemt het initiatief?

Ook de wijze waarop het dienstverband eindigt heeft invloed op de geldigheid van een studiekostenbeding. Een studiekostenbeding heeft immers tot doel om te voorkomen dat een werkgever zijn investering in de werknemer niet kan terugverdienen. Het zou oneerlijk zijn als een werknemer veel moeite stopt in de opleiding en de werkgever er vervolgens voor kiest om niet verder te gaan met de werknemer, waardoor deze zonder baan èn met een hoge schuld achterblijft.

Voor een geldig beroep op een studiekostenbeding, zal het initiatief tot het einde van het dienstverband dus bij de werknemer moeten liggen. Daarnaast kan een studiekostenbeding ook worden ingeroepen, wanneer een werknemer verwijtbaar heeft gehandeld, waardoor de werkgever geen andere keuze had dan om het dienstverband te beëindigen. Meer over deze situatie lees in onze blog over het ontslag op staande voet.

Terugvordering

Wanneer je als werkgever vervolgens door alle hoepels heen bent gesprongen en je hebt een rechtsgeldig studiekostenbeding, dan kan je de studiekosten gaan terugvorderen. Je kan de werknemer in de gelegenheid stellen om de studiekosten vrijwillig te betalen. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om de studiekosten te verrekenen met een eventueel verschuldigde beëindigingsvergoeding. Let hierbij wel goed op! De verrekening van de studiekosten met een eventuele beëindigingsvergoeding mag niet tot gevolg hebben dat een werknemer minder overhoudt dan het wettelijk bepaalde minimumloon. 

Conclusie

Het terugvorderen van opleidingskosten na ontslag is alleen onder bepaalde omstandigheden en voorwaarden toegestaan. Voor verplichte scholing mag de werkgever nooit kosten op de werknemer verhalen. Voor niet-verplichte opleidingen kan dat wel, maar alleen wanneer vooraf een duidelijk, schriftelijk studiekostenbeding met een afbouwregeling is afgesproken. Daarnaast speelt de manier waarop het dienstverband eindigt een belangrijke rol: bij ontslag door de werkgever zelf zal terugvordering van opleidingskosten na ontslag vaak niet redelijk zijn.

Vragen?

Mocht je naar aanleiding van deze blog nog vragen hebben over de 'Terugvordering van opleidingskosten na ontslag' of heb je een andere vraag met betrekking tot het arbeidsrecht? Neem dan vrijblijvend contact op met mij of één van de andere specialisten van Onyx Advocaten via de e-mail info@onyx-advocaten.nl of via de telefoon 073 – 303 58 57.