De Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI): wat heeft dit voor gevolgen voor jou?

Invoeren incassoregister

Een van de belangrijkste gevolgen van de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening is het invoeren van een incassoregister. Incassobureaus en opkopers van vorderingen moeten zich verplicht registreren in het incassoregister om werkzaamheden uit te kunnen voeren met betrekking tot incasso ten aanzien van vorderingen op natuurlijke personen. Zonder deze inschrijving kan een incassobureau geen incassowerkzaamheden uitvoeren. Dit incassoregister wordt ondergebracht bij Justis.

Bestaande incassobureaus dienen zich binnen een jaar na 1 april 2024 te registreren in het register. Incassobureaus die starten na 1 april 2024, dienen dit direct te doen. Er moet voldaan worden aan eisen met betrekking tot:

1. de kwaliteit van werkzaamheden;
2. de omgang met schuldenaren;
3. de bedrijfsuitoefening.

Mocht een incassobureau niet voldoen aan de gestelde eisen, dan volgen er verschillende sanctiemogelijkheden. Dit kan onder andere het opleggen van een boete zijn of het schrappen van de registratie. Het toezicht wordt gehouden door de Inspectie Justitie en Veiligheid.

Kwaliteitseisen

Bij de inschrijving in het incassoregister dient een incassobureau aan te tonen dat het bedrijf voldoet aan de kwaliteitseisen. Dit zijn de volgende kwaliteitseisen:

1. Vakbekwaamheid

Medewerkers en leidinggevenden van het incassobureau dienen kennis te hebben van o.a. de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening, het Besluit kwaliteit incassodienstverlening, artikel 6:96 Burgerlijk wetboek, de Faillissementswet en de wettelijke mogelijkheden en procesgang om vorderingen door middel van een gerechtelijke procedure te incasseren.

Daarnaast dienen de medewerkers en leidinggevenden kennis te hebben van het inzetten van gesprekstechnieken en communicatiestijlen met gesprekspartners. Ook dienen zij ieder jaar minstens een cursus te volgen gericht op het actueel houden van kennis en vaardigheden en minstens een bijeenkomst te volgen waar maatschappelijke normen besproken worden.

2. Opbouw en specificatie van de vorderingen

Een incassodienstverlener dient de debiteur een schriftelijke beschrijving te geven van de vordering. Deze beschrijving dient in ieder geval te bevatten:

• De naam, het adres en de woonplaats van debiteur;
• De naam, het adres en de woonplaats van de schuldeiser;
• De naam, het vestigingsadres, de vestigingsplaats en het KvK-nummer van de incassodienstverlener;
• De titel van de vordering;
• De betaaltermijn van de vordering;
• De datum en het nummer van de factuur;
• De oorspronkelijke hoofdsom en het totaalbedrag van de vordering;
• De hoogtes, percentages, tijdvakken en grondslag van de berekende rente;
• De hoogte van de incassokosten.

3. Bereikbaarheid en benadering

Incassobureaus dienen debiteuren te benaderen op een transparante, ondubbelzinnige, herkenbare en correcte manier. Zo mag een incassobureau geen druk uitoefenen door het aankondigen van rechtsmaatregelen die niet genomen mogen worden volgens de wet en/of opdracht. Ook mag er geen agressief, bedreigend of intimiderend taalgebruik gebruikt worden. Een debiteur mag niet tussen 20:00 uur en 07:00 uur benaderd worden of op een zondag of erkende feestdagen.

Daarnaast dient het incassobureau de debiteur actief informeren over rechten en plichten en dient het incassobureau direct en eenvoudig bereikbaar te zijn voor de debiteur. Daarnaast dient op de website van het incassobureau duidelijk vermeld te worden op welke manier een vordering betaald kan worden en de opties om een betalingsregeling af te spreken.

4. Kwaliteit van de administratie

Het incassobureau dient een dossier bij te houden van iedere opdracht. In dit dossier dienen de documenten die gaan over de opdracht en vordering opgenomen te worden. Deze dossiers dienen minstens twee jaar bewaard te worden, nadat het dossier gesloten is.

Het dossier bevat onder andere een overzicht van de contactmomenten met debiteur en schriftelijke bewijsstukken waaruit blijkt dat het incassobureau inhoudelijk heeft gereageerd op een geschil omtrent de vordering.

5. Klachten en geschillenregeling

Tevens dient het incassobureau een klachtenregeling vast te stellen en aangesloten zijn bij een geschillenregeling. In de klachtenregeling dient vermeld te worden hoe een klacht moet worden ingediend, wie deze klacht behandelt, de behandeltermijn en welke gegevens over een klacht worden geregistreerd.

Wijziging van de cumulatieregeling incassokosten

De nieuwe Wet Kwaliteit Incassodienstverlening bevat tevens een bepaling om de ongewenste stapeling van incassokosten bij terugkerende vorderingen te beperken. Daarnaast dienen schuldeisers voor het verkrijgen van voldoening buiten gerechte redelijke kosten vergoed te krijgen.

Zodoende is er een nieuwe bepaling opgenomen waarin bij termijnbetalingen beneden de € 266,67 de incassokosten afhankelijk zijn van het aantal na aanmaning niet tijdig betaalde termijnen binnen een periode van zes maanden. Bij elke nieuwe aanmaning wordt er zes maanden teruggekeken voor het in rekening brengen van de incassokosten. De incassokosten mogen maximaal € 140,00 per zes maanden bedragen als de maandelijkse vordering of het termijnbedrag lager is dan € 266,67. Deze beperking van de incassokosten zal vanaf 1 oktober 2024 van kracht zijn.

Conclusie

Gelet op het vorenstaande blijkt dus dat voor het vorderen van een openstaande vordering strenge vereisten gelden. Mocht je een openstaande vordering uit handen geven, dan weet je dat het kantoor aan verschillende vereisten moet voldoen. Dit betekent dat er het komende jaar veel incassobureaus noodgedwongen dienen te stoppen, omdat zij niet aan de kwaliteitseisen kunnen voldoen.

Vragen?

Mocht je naar aanleiding van deze blog over ‘De Wet Kwaliteit Incassodienstverlening' nog vragen hebben over de gevolgen. Of heb jij te maken met een incassozaak? Neem dan vrijblijvend contact op met mij of één van de advocaten van Onyx Advocaten via de e-mail info@onyx-advocaten.nl of via de telefoon 073 – 303 58 57.