Incassobureau: hoe werkt de incassoprocedure?

Wat houdt de incassoprocedure in?

Een incassoprocedure is een proces dat wordt ingezet om openstaande schulden te innen van een debiteur. Dit proces bestaat doorgaans uit vier fasen:

1. Debiteurenbeheer;
2. De minnelijke incassofase;
3. De gerechtelijke procedure en;
4. De executiefase.

Of alle fasen moeten worden doorlopen, hangt uiteindelijk af van de bereidwilligheid en draagkracht van de debiteur. Hoe een incassoprocedure dus precies verloopt, is op voorhand nooit te voorspellen. Daarnaast spelen ook de voorkeuren van de schuldeiser een belangrijke rol. Sommige schuldeisers kiezen namelijk voor een milde, oplossingsgerichte benadering. Anderen geven juist de voorkeur aan een snelle en krachtige aanpak om druk op de debiteur uit te oefenen.

Hierna zullen de verschillende fases toegelicht worden.

Fase 1: het debiteurenbeleid

Het is belangrijk om, voordat een incassoprocedure wordt gestart, zelf over een effectief debiteurenbeheer te beschikken. Hiermee wordt de kans vergroot om alsnog een vrijwillige betaling te ontvangen. Een goed stappenplan is hierbij essentieel.

Het is mijn advies om de volgende stappen minimaal te nemen bij een openstaande factuur of andere vordering:

1. Stuur een eerste duidelijke betalingsherinnering;
2. Neem telefonisch contact op met de debiteur;
3. Stuur een formele aanmaning inclusief betalingstermijn;

Let op! Bij een particuliere debiteur dient de debiteur een betalingstermijn van minimaal 14 dagen na ontvangst van de betalingsherinnering te krijgen. Na deze termijn kunnen incassokosten in rekening gebracht worden. De hoogte van deze incassokosten moet ook in de brief opgenomen worden.

Daarnaast is het belangrijk om duidelijk te communiceren over de gevolgen van het uitblijven van betalingen. Herkenbaarheid en consistentie zijn essentieel: gebruik bij voorkeur altijd dezelfde opmaak voor een betalingsherinnering of aanmaning. Dit vergroot de kans dat de debiteur alsnog betaalt, zonder dat je verdere juridische stappen hoeft te nemen.

Fase 2: de buitengerechtelijke fase

Reageert de debiteur niet op de herinnering en aanmaning? Dan kun je als schuldeiser een incasso advocaat (of incassobureau) inschakelen. Hiermee start de buitengerechtelijke fase van de incassoprocedure.

Je kunt de vordering van de openstaande factuur bijvoorbeeld overdragen aan een gespecialiseerde incasso-advocaat. Ook bij Onyx Advocaten werken diverse specialisten. Een incasso-advocaat heeft namelijk meer bevoegdheden dan een gewoon incassobureau of een deurwaarder, waarover later in deze blog meer. De advocaat neemt de communicatie en afhandeling volledig van je over.

De eerste stap in deze fase is het versturen van een sommatiebrief. Hierin wordt de debiteur formeel verzocht de vordering alsnog te betalen. Deze sommatie kan per brief, e-mail of zelfs telefonisch plaatsvinden. Een incasso-advocaat zorgt ervoor dat deze communicatie juridisch sluitend en overtuigend is, zodat er geen ruimte is voor discussie. Deze fase is vaak al voldoende om betaling af te dwingen. Dit simpelweg doordat de juridische druk toeneemt.

Fase 3: de gerechtelijke procedure

Blijft betaling nog steeds uit, ook na de sommaties? Dan volgt stap drie: de gerechtelijke procedure.

Een incasso-advocaat kan in deze fase juridische stappen ondernemen, zoals het uitbrengen van een dagvaarding of een faillissementsaanvraag. Daarnaast heeft een incasso-advocaat, zoals al eerder aangegeven, meerdere bevoegdheden. Een incasso-advocaat kan namelijk in een incassoprocedure conservatoir beslag leggen op de bezittingen van een debiteur, een incasso kort geding voeren en procederen als een totale vordering meer dan € 25.000,00 bedraagt. Dankzij de juridische slagkracht heb je meer drukmiddelen én grotere kans op succes.

Fase 4: de executiefase

Mocht je als schuldeiser een positief vonnis (lees: veroordeling door de rechter) behaald hebben bij de gerechtelijke procedure, dan komt hierna mogelijk nog een vierde fase. Dit is de executiefase.

Na het behalen van het vonnis, krijgt de debiteur nog eenmaal te kans om de totale kosten vrijwillig en zonder verdere executiekosten te betalen. Voldoet de debiteur hier niet aan, dan wordt het vonnis uit handen gegeven aan een deurwaarder. De deurwaarder zal dan beslag leggen op alle mogelijke vermogensbestanddelen van de schuldenaar voor het totale openstaande bedrag.

Conclusie

Met deze vier fasen biedt een incassoprocedure een duidelijk stappenplan om openstaande vorderingen te innen. Elke fase brengt zijn eigen uitdagingen en vereisten met zich mee, maar door juridische expertise in te schakelen, vergroot je de kans op een succesvolle invordering aanzienlijk.

Het is belangrijk om tijdens elke fase van de incassoprocedure te handelen met duidelijke communicatie en juridische precisie. Dit waarborgt niet alleen een correcte afhandeling, maar voorkomt ook onnodige vertragingen. Bovendien is het verstandig om een gespecialiseerde incasso advocaat in te schakelen wanneer de situatie complex wordt. Een goede voorbereiding en het naleven van de wettelijke richtlijnen zijn cruciaal bij het succesvol incasseren van openstaande vorderingen.

Vragen?

Mocht je naar aanleiding van deze blog nog vragen hebben over 'Incassobureau: hoe werkt de incassoprocedure?' of heb je een andere vraag met betrekking tot incasso? Neem dan vrijblijvend contact op met mij of één van de andere specialisten van Onyx Advocaten via de e-mail info@onyx-advocaten.nl of via de telefoon 073 – 303 58 57.