Incassoprocedure

Name: Onyx Advocaten
Brand: Onyx Advocaten
Rating: 5.0 (60 reviews)

Wil jij een incassoprocedure starten, omdat je te veel tijd kwijt bent aan facturen? Zakelijk of privé, een incassoprocedure is een effectieve manier om geld te innen. Blijvende openstaande debiteuren nemen veel extra tijd en energie in beslag bij het bijhouden van de administratie. Een incassoprocedure kan je helpen om hierin veel tijd en geld te besparen. Maar hoe werkt een incassoprocedure precies? Ontdek hoe een incasso procedure verloopt, welke drie fasen er zijn, wat er van jou wordt verwacht en hoe je deze procedure aanpakt. Zo ben je goed voorbereid en bespaar je tijd, geld en frustratie. Weten hoe je bijvoorbeeld een incassobrief opstelt? Neem contact met ons op en ontdek wat een incasso-advocaat van Onyx Advocaten voor jou kan betekenen.

Stuur een e-mail Liever telefonisch contact: 073 - 303 58 57

Direct actie? Kies er voor om je incasso overdragen

Vertrouwd en gewaardeerd: 5/5 sterren uit 70+ reviews op Google.

Wat is een incassoprocedure?

Een incassoprocedure is het proces waarin een schuldeiser (crediteur) probeert een openstaande vordering te innen bij een schuldenaar (debiteur). Beide partijen kunnen zowel bedrijven als particulieren zijn. In juridische termen spreekt men over een rechtspersoon als het gaat om bedrijven, met uitzondering van de eenmanszaak en/of een maatschap. Men spreekt van een natuurlijk persoon als het een particulier of consument betreft. Het doel van de incassoprocedure is om betaling van een openstaande factuur of schuld af te dwingen – bijvoorbeeld bij onbetaalde huur of een achterstallige betaling voor een dienst of online aankoop.

Een incassoprocedure verloopt stapsgewijs. Voor iedere fase van het proces zijn er verschillende methoden om een schuldeiser op de hoogte te stellen van een achterstallige betaling. Denk aan meerdere betalingsherinneringen, aanmaningen of een sommatie. Een incassoprocedure begint meestal met een vriendelijke betalingsherinnering, gevolgd door een aanmaning. Als de betaling alsnog uitblijft, kan een formele sommatie worden verstuurd. Dit gebeurt vaak via het inschakelen van een deurwaarder of incassobureau.

Wanneer een incassobureau inschakelen?

Wanneer je facturen niet op tijd worden betaald en betalingsherinneringen of aanmaningen onbeantwoord blijven, kun je een incassobureau inschakelen. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je de volledige vordering kunt innen. Een regulier incassobureau probeert de debiteur via buitengerechtelijke stappen tot betaling te brengen. Dit doen zij door middel van sommaties, telefonisch contact en het treffen van een betalingsregeling.

In juridisch complexere situaties, of wanneer zwaardere maatregelen nodig zijn (zoals een beslaglegging of dagvaarding), kun je beter een incasso-advocaat inschakelen. Deze advocaten beschikken over de beste juridische expertise en zijn bijvoorbeeld ook uitsluitend bevoegd om gerechtelijke stappen te zetten bij vorderingen boven de € 25.000,-. Dit is iets wat reguliere incassobureaus en deurwaarders niet mogen. Het doel van een incassoprocedure is niet alleen het innen van de schuld, maar ook het herstellen van financiële discipline op een wettige, zorgvuldige en ethische manier. Daarbij wordt altijd rekening gehouden met de situatie van de debiteur en jouw reputatie als schuldeiser.

Wat zijn incassokosten?

Incassokosten zijn de extra kosten die ontstaan wanneer een debiteur een factuur niet op tijd betaalt. Deze kosten komen bovenop het openstaande bedrag en zijn wettelijk bedoeld als vergoeding voor de inspanningen die nodig zijn om de schuld te innen. Ben jij crediteur en vraag je je af wat de kosten zijn van een incassoprocedure? De incassokosten worden niet betaald door de schuldeiser, maar zijn volledig voor rekening van de debiteur – mits er aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.

In de praktijk worden incassokosten vaak in rekening gebracht nadat de debiteur niet heeft gereageerd op een aanmaning of betalingsherinnering met een duidelijke nieuwe betalingstermijn. De hoogte van de incassokosten is in Nederland vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). Deze wet stelt dat de kosten redelijk moeten zijn, afhankelijk van de hoogte van de vordering (vaak een percentage van de vordering) en een wettelijk maximum kennen. Soms worden ook contractuele incassokosten afgesproken tussen zakelijke partijen. In dat geval mogen deze alleen afwijken van de WIK als de debiteur bedrijfsmatig handelt en beide partijen daarmee expliciet hebben ingestemd (bijvoorbeeld in algemene voorwaarden).

Hoe werkt een incassoprocedure?

Een incassoprocedure is een juridisch traject dat wordt ingezet om openstaande schulden van een debiteur te innen. Het proces bestaat doorgaans uit drie fasen: debiteurenbeheer, de minnelijke incassofase en – als betaling uitblijft – de gerechtelijke procedure. Hoe een incasso procedure precies verloopt, verschilt per situatie. De aard van de schuld, het gedrag van de debiteur en jouw eigen voorkeuren spelen hierin een grote rol. Sommige schuldeisers kiezen voor een milde, oplossingsgerichte benadering. Anderen geven juist de voorkeur aan een snelle en krachtige aanpak om druk op de debiteur uit te oefenen.

Heb jij hulp nodig bij het starten van een incassoprocedure? Bij Onyx Advocaten adviseren onze incasso-advocaten je bij elke stap. We denken proactief met je mee en nemen waar mogelijk de communicatie én juridische stappen van je over. Benieuwd hoe het incassotraject werkt? We leggen de fasen stap voor stap uit.

Fase 1: debiteurenbeleid

Een goede incassoprocedure begint met effectief debiteurenbeheer. Hoe eerder actie wordt ondernomen op een onbetaalde factuur, hoe groter de kans op een snelle betaling. Een duidelijk en consequent debiteurenbeheer helpt je om overzicht te houden en voorkomt misverstanden met de debiteur. Zorg dat je voor elke openstaande vordering een vast stappenplan volgt, inclusief de volgende stappen:

Een duidelijke betalingsherinnering
Een formele aanmaning (inclusief betalingstermijn)
Duidelijke communicatie over de gevolgen bij uitblijvende betaling

Herkenbaarheid en consistentie zijn belangrijk: gebruik bij voorkeur altijd dezelfde opmaak voor een betalingsherinnering of aanmaning. Dit vergroot de kans dat de debiteur alsnog betaalt zonder dat je verdere juridische stappen hoeft te nemen.

Tip: Vraag bij ons gratis een voorbeeld van een betalingsherinnering en aanmaning aan.

Fase 2: buitengerechtelijke fase

Reageert de debiteur niet op de herinnering en aanmaning? Dan start de buitengerechtelijke fase van de incassoprocedure. Je kunt de vordering van de openstaande factuur overdragen aan een gespecialiseerde incasso-advocaat. Zij nemen de communicatie en afhandeling volledig van je over.

De eerste stap in deze fase is het versturen van een sommatiebrief. Hierin wordt de debiteur formeel verzocht de vordering alsnog te betalen. Deze sommatie kan per brief, e-mail of zelfs telefonisch plaatsvinden. Een incasso-advocaat zorgt ervoor dat deze communicatie juridisch sluitend en overtuigend is, zodat er geen ruimte is voor discussie. Deze fase is vaak al voldoende om betaling af te dwingen — simpelweg doordat de juridische druk toeneemt.

Fase 3: gerechtelijke procedure

Blijft betaling nog steeds uit, ook na de sommatie? Dan volgt stap drie: de gerechtelijke procedure. Een incasso-advocaat kan in deze fase juridische stappen ondernemen, zoals het uitbrengen van een dagvaarding. Daarnaast is uitsluitend incasso-advocaat bevoegd om in een incassoprocedure de volgende acties te ondernemen:

Conservatoir beslag leggen op bezittingen van de debiteur.
Voeren van een incasso kort geding.
Indienen van een faillissementsaanvraag.
Procederen als de totale vordering meer dan €25.000 bedraagt.

Deze bijzondere bevoegdheden onderscheiden incasso-advocaten van reguliere incassobureaus of deurwaarders. Dankzij de juridische slagkracht heb je meer drukmiddelen én grotere kans op succes.

Hoe stel je een incassobrief op?

Een goede incassobrief is duidelijk, professioneel en juridisch correct. Het doel is om de debiteur aan te zetten tot betaling zonder de relatie onnodig te belasten. Volg deze stappen voor een sterke en overtuigende aanmaning of betalingsherinnering:

Begin met de juiste afzendergegevens: Vermeld duidelijk de naam, het adres en de contactgegevens van jou als schuldeiser of van het incassobureau. Dit schept vertrouwen en vergemakkelijkt de communicatie.
Beschrijf met de juiste afzendergegevens: Vermeld duidelijk de naam, het adres en de contactgegevens van jou als schuldeiser of van het incassobureau. Dit schept vertrouwen en vergemakkelijkt de communicatie.
Bied laagdrempelige betalingsmogelijkheden aan: Maak betalen zo eenvoudig mogelijk. Vermeld hoe de debiteur kan betalen, bijvoorbeeld via bankoverschrijving, online betaling of in termijnen. Hoe makkelijker je het maakt, hoe sneller er vaak wordt betaald.
Stel een duidelijke betalingstermijn: Geef aan binnen welke termijn het bedrag moet zijn voldaan. Wees hierbij zakelijk en concreet.
Blijf professioneel: Houd de toon zakelijk en vriendelijk, zonder dreigende taal. Benoem de gevolgen van het uitblijven van betaling — zoals juridische stappen — op een feitelijke manier.
Sluit af met een oproep tot actie: Eindig met een duidelijke oproep tot betaling en een herinnering aan de mogelijke gevolgen bij het uitblijven ervan.

Waarom kiezen voor Onyx Advocaten bij jouw incassoprocedure?

Heb je hulp nodig bij het opstellen van een incassobrief? Schakel de hulp in van een incasso-advocaat van Onyx Advocaten. Wij helpen je graag bij het opstellen van een juridisch sluitend voorbeeld en persoonlijk advies. Daarnaast staan we voor je klaar voor professionele begeleiding tijdens jouw incassoprocedure. In tegenstelling tot een incassobureau, juridisch adviseur of deurwaarder hebben onze advocaten extra bevoegdheden, zoals het aanvragen van een faillissement, het starten van een kort geding en het leggen van conservatoir beslag. Je krijgt verder altijd één vast contactpersoon, die jouw dossier persoonlijk begeleidt.

Hulp nodig? Neem contact op

Wil jij een incassoprocedure starten en kun je daar hulp bij gebruiken? Of wil je meer weten hoe een incassoprocedure werkt? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op door te bellen, mailen of door het contactformulier in te vullen. Onyx Advocaten is onder andere werkzaam in de omgeving van Den Bosch, Tilburg, Eindhoven en Nijmegen. Of je nu kiest voor een milde of harde incassostrategie — wij begeleiden je professioneel en doelgericht bij elke stap. Zo krijg je weer grip op je debiteuren én je cashflow.

Bel nu: 073 - 303 58 57 Stuur een e-mail